Lean i dagligvarebransjen
Fire Bunnpris-butikker i Mo i Rana var først ut med å ta i bruk Lean i norsk dagligvarebransje. Erfaringene deres er oppløftende og kan bane vei for en ny måte å tenke butikkdrift på.
Lean er en bedriftsfilosofi og metodikk med utspring i industrien, som handler om å skape smidige organisasjoner og minimere sløsing av verdifull arbeidstid, fordi ting er satt i system. Den omhandler alt fra praktisk organisering til samarbeidsmøter.
Etter å ha arbeidet med Lean Senter Nord og Fellestiltakene LO-VIRKE siden høsten 2017 har teamene fra Bunnpris-butikkene gjort seg mange positive erfaringer. De forteller om ny iver og motivasjon hos de ansatte og større takhøyde for forslag og forbedringer. Gjennom rutinemessige tavlemøter, hvor det oppfordres til å komme med forbedringstiltak, opplever flere at det har blitt større aksept for å foreslå endringer. Generelt sier de tillitsvalgte at de ansatte føler større eierskap til egen arbeidsplass og at lederne har blitt flinkere til å delegere.
Butikken på Langmoheia
Bunnpris på Langmoheia er en liten butikk med fire fulltidsansatte og tre ekstrahjelper. Lean-prosjektet på Langmoheia begynte med et 5S-prosjekt på lageret. Først tok de ansatte en grundig opprydning og fjernet alle gjenstander som ikke trengte å være der. Det overflødige ble samlet i vogner og dets videre skjebne ble avgjort av butikklederen, Elisabeth Claussen. Både hun og tillitsvalgte Marit Brattland er svært fornøyd med tavlemøtene.
– Vi bruker tavla veldig mye! Her er det informasjon om kommende møter, tippeskole, målsetninger og forbedringsforslag. Er det noe vi blir enige om å fikse setter vi det på aksjonslista. Vi fører også opp innspill vi får fra rapportene til Mystery shoppers, som er her fire ganger i året.
Alle medarbeidere i butikken mener at oppryddningsprosjektet har gitt dem en enklere hverdag, og de forteller om flere konkrete utfordringer som de har løst gjennom tiltak fra Lean-prosjektet.
-Når vi begynte å rydde tok vi bilder av alt og måtte stille oss spørsmål ved hvordan vi egentlig var organisert. Priseren som vi aldri fant før ligger nå bestandig på samme plass! Det er til stor hjelp.
Marit legger til at alle de ansatte er flinke til å følge opp nye bestemmelser og tiltak, men det er ikke alltid like lett å få de deltidsansatte til å komme med egne forslag. Renate Klopp og Lars Hogne Kaldestad i Fellestiltakene LO-Virke har fulgt prosjektet hele året og kjenner problemstillingen.
– Det er dere som har vært på kurs og konferanse som har dette programmet under huden, og derfor må være primus motor for skape det engasjementet dere har behov for.
Partssamarbeidet som forutsetning for prosjektet
Ørjan Skonseng, deleier av de fire butikkene hadde lenge vært interessert i mulighetene for å implementere Lean-metodikken i dagligvarebransjen. Gjennom kamerater som jobber i industrien hadde han fått øynene opp for mulighetene som ligger i å jobbe systematisk med drift og organisering på tvers av organisasjonen.
– Vi bestemt oss for å søke midler fra Fellestiltakene og jeg tok kontakt med Renate og Hogne. Samarbeidet ble innledet med en konferanse på Onøya hvor vi hadde med oss en organisasjonspsykolog i tillegg til representantene fra Fellestiltakene og Lean Senter Nord.
Elisabeth er butikksjef for Bunnpris Langmoheia og hun bekrefter at dette er en helt ny måte å tenke på i dagligvarehandelen. Den viktigste lærdommen for henne har vært hvor effektivt det er å få med alle på laget for å lage gode systemer og rutiner.
– Det er veldig artig å se hvor godt dette fungerer. Tidligere hadde vi store ryddeprosjekter noen ganger i året, nå er orden og struktur på alle områder en del av den daglige driften. Det har blitt lettere for alle å være på jobb, det er tydeligere hva som skal gjøres og hva vi skal ha fokus på.
Lean-arbeidet på Mosenteret
Hilde Dille Johansen er disponent på Bunnpris Gourmet Mo som er en større butikk enn Langmoheia, både i areal og antall ansatte. Denne butikken fikk nylig en svært hyggelig omtale i bransjemagasinet Dagligvaren. I likhet med Elisabeth på Langmoheia er Hilde stolt av innsatsen til de ansatte, og så langt veldig fornøyd med resultatene Lean-prosjektet har gitt.
– Vi har hatt fokus på lageret, og det har gått veldig bra. Vi har brukt enormt mye teip for å merke opp hvor ting hører hjemme.
Partssamarbeidet har vært bærende for suksessen på Mosenteret. Hilde har gjennom hele prosessen hatt en god dialog med Stian Oddvang, som er tillitsvalgt i butikken. Stian er i likhet med Johansen svært fornøyd med effekten av å merke opp gulvarealet med farget maskeringsteip. Han fortaller at takket være teipen er ingen lenger i tvil om hvor ting skal lagres, heller ikke leverandørene som kommer med vareleveringer.
– Vi har satt av reserverte områder for nyankomne varer. Tidligere lempet sjåførene ofte fra seg varene et tilfeldig sted, og nå vet de nøyaktig hvor ting skal. Det sparer oss for masse tid.
Ørjan innrømmer at han først var skeptisk til teipprosjektet.
– Da de først begynte å prate om all teipen de trengte trodde jeg de hadde dratt dette altfor langt, ler Ørjan, som i dag ser på teipingen som en viktig suksessfaktor i prosjektet.
Partene er enige om at tavlemøtene er en ryddig og effektiv måte å kommunisere. Stian berømmer kollegene for å ha vist et stort engasjement for arbeidplassen sin.
– Det kommer inn veldig mange gode forslag. Vi tar opp alt fra plakater som må fornyes, digitalt lager i ferskvaredisken, feilprising og ønske om å kjøre 5S på spiserommet, forteller Stian.
Ørjan konstaterer fornøyd at de ansatte melder inn de samme utfordringene som han selv legger merke til.
– Vi la jo merke til ting som måtte forbedres før også, men det er så lett å glemme når det bare blir nevnt i forbifarten. Under tavlemøtene lager vi aksjonspunkter for alle feil og ting som må forbedres. Det fungerer utrolig bra, sier Ørjan.
Møtene skal være korte og effektive, og avholdes derfor stående, samlet foran tavla. De forteller at rutinene fremdeles kan forbedres, og at det til nå har vært butikkleder og NK som har ledet møtene. Sekretariatslederne fra Fellestiltakene LO-VIRKE er opptatt av at partene fremover skal fordele ansvaret for tavlemøtene mellom seg.
– Disse møtene skal holdes hver uke, og idéelt sett skal det byttes på hvem som leder møtet og hvilket tidspunkt de avholdes. Det er også viktig for partssamarbeidet at tillitsvalgte får lede møtene, og at medarbeiderne fra ulike skift får mulighet til å bidra.
Les mer om partssamarbeidet som ligger til grunn for Lean-prosjektet
Les mer om videreføring av Lean-prosjektet og veien videre for Bunnpris-prosjektet.
Oppmerking av hvor ting hører hjemme viste seg å bli en stor suksess. Fra venstre: Ørjan Skonseng (deleier), Tove Valla (hovedtillitsvalgt for prosjektet), Hilde Dille Johansen (disponent for Bunnpris Gourmet) og Stian Oddvang (tillitsvalgt for Bunnpris Gourmet).
Med tydelig oppmerkede arealer sparer både leverandører og ansatte masse tid i hverdagen. Det er ikke lenger noen tvil om hvor ting hører hjemme.
Både tillitsvalgte Stian Oddvang og daglig leder Hilde Dille Johansen synes det fungerer svært godt med visuell målstyring gjennom ukentlige tavlemøter.